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Usuarios presenciales

Normativa

Desde el principio, el acceso es libre y gratuito, y sólo es preciso presentar el DNI o documento equivalente para ser usuario presencial y consultar la documentación en la sala habilitada a tal efecto. Desde 1994 está vigente una normativa para la consulta en sala, consensuada por los archivos diocesanos de Bilbao, San Sebastián y Vitoria.

El área de atención al público, en función del servicio necesario, expedirá una autorización temporal o un carnet de investigador. La autorización temporal sólo tendrá validez para un día. El carnet de investigador caduca a los cuatro años y tiene validez también en el Archivo Histórico Diocesano de San Sebastián y en el Archivo Histórico Diocesano de Vitoria, pero no en ningún otro archivo ni ninguna otra institución diocesana ni parroquia.

El SERVICIO DIOCESANO DE ARCHIVOS tiene previsto próximamente publicar una normativa para el acceso a los fondos que todavía conservan las parroquias y otros organismos diocesanos.

Para la expedición del CARNÉT DE INVESTIGADOR deberán presentarse dos fotografías tamaño carnet y rellenar la ficha habilitada a tal efecto en la que se recogen los datos personales (nombre y apellidos, fecha de nacimiento, dirección, estudios, profesión y publicaciones) así como los datos relativos al tema de investigación. La ficha deberá llevar una fotografía y la firma del usuario, reconociendo así el acatamiento de la normativa vigente en el AHEB-BEHA.

Todos los datos contenidos en el fichero de investigadores son para uso interno del archivo y están protegidos de acuerdo con el artículo 5 de la vigente Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos (LOPDAT), no pudiendo facilitarse a nadie ajeno al archivo ni hacer un uso indebido de los mismos. En ningún caso se facilitará a otro usuario ningún dato sobre la investigación o documentación consultada por otro usuario ni datos personales de otros usuarios.

Los carnets caducados deberán ser renovados por el archivo, debiendo seguirse los mismos pasos que para las altas de investigadores, pero asignando el mismo número. Los números de usuarios presenciales son personales e intransferibles. El Archivo se reserva el derecho de dar de baja a un usuario por su mal comportamiento en la sala hacia otros usuarios o hacia el personal del archivo o uso indebido de la documentación.

Es necesario CONCERTAR CITA PREVIA, a fin de reservar un lector de microfilm para consultar la documentación durante toda la mañana o toda la tarde. La ampliación del horario ha permitido que las citas se den con una semana de antelación y somos conscientes de que un horario continuado permitiría suprimir el sistema de cita previa, pero, de momento, con la dotación presupuestaria y el personal que tenemos no encontramos otra solución para asegurar una atención de calidad. Desde que se implantó el sistema de cita previa el número de usuarios totales por año ha aumentado respecto al quinquenio anterior, si bien no alcanza las cotas del periodo 1981-1986, en el que, además, el archivo abría también varias tardes. De forma paralela, se estabiliza el número diario de usuarios presenciales.

El perfil del usuario

Desde 1976, la secretaría del AHEB-BEHA ha registrado las consultas y los investigadores que acudían al archivo. Durante los primeros años se anotaban manualmente, después se volcaron en una base de datos en Dbase III y desde 1998, hemos implantado también el sistema AdHoc para la gestión integral de todos los servicios de Archivo. Esto será ampliado con la incorporación de la gestión de los usuarios virtuales tras la implantación de la intranet y la creación del SIGA (Sistema Inet de Gestión de Archivos).

El análisis de las diferentes estadísticas nos permite tener datos concretos sobre el perfil del usuario del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia desde 1976. El número de carnets expedidos varía desde los 448 (entre 1976 y 1980) hasta los 1318 (desde 1981 a 1986). Desde 1987 el número desciende y se mantiene estable en los dos quinquenios siguientes (entre 145 y 170 de media anual). Desde 1999 hasta 2001 sube a 215 de media anuales, sin contabilizar las autorizaciones temporales que desde el año 2001 ascienden a un total de 40. A partir de estos datos también constatamos que un 61 % de los usuarios son hombres y un 39 % mujeres. No tenemos datos fiables sobre la edad de los usuarios, porque no siempre se han recogido estos datos o en algunos casos no los han constatado. De todas maneras podemos apreciar a lo largo de los años una tendencia a la ampliación progresiva de la franja de edad por los extremos, apareciendo últimamente más personas de menos de 20 años para realización de trabajos de curso y un número estabilizado de personas, generalmente hombres, de más de 65 años.

Respecto al lugar de residencia de los usuarios del archivo, a lo largo de los 25 años, los porcentajes apenas varían y podemos constatar que la mayoría del total de usuarios procede de Bizkaia (más de un 80%), de Gipuzkoa (un 5%) y de Alava (un 3 %). Un 5 % procede de diversas zonas de España y apenas un 1,5 % proceden de otros países, fundamentalmente sudamericanos y de Estados Unidos, destacando que entre 1987 y 1992 esta cifra sube a un 3 %. Mayor variedad presenta el perfil de nuestros usuarios en cuanto a estudios y categoría profesional. El número de estudiantes, generalmente de carreras de letras, es realmente significativo en los primeros quinquenios (345 entre 1976 y 1980; 756 entre 1981 y 1986) correspondiendo con varias colaboraciones entre el archivo y la Universidad de Deusto y con la obligación en la sección de Historia de Facultad de Filosofía y Letras de la Universidad de Deusto de presentar un trabajo de investigación en el último año de carrera. Desde 1987, es considerable el descenso de las personas que hacen constar su condición de estudiantes. De forma paralela, vemos una mayor diversificación en cuanto a la cualificación y categoría profesional de las personas a las que se les ha expedido el carnet de investigador. Aumentan las amas de casa (24 desde 1999 a 2001 frente a las 3 que aparecían entre 1976 y 1980), los empleados (670 entre 1987 y 1992), los funcionarios (12 entre 1999 y 2001) e incluso los parados (12 en los últimos tres años). El número de jubilados aumenta considerablemente desde 1987 (pasa de 68 en el quinquenio anterior a 117 desde 1987 a 1992) y se mantiene estable desde 1999 en torno a los 68.A lo largo de los años, destaca la variedad de profesiones de los usuarios del Archivo y queremos destacar esta variedad para hacer constar que en ningún momento el acceso al archivo ha sido restringido ni se han pedido cartas de recomendación ni una titulación académica determinada. Los datos anteriores están en consonancia con los temas de investigación, entre los que la estrella principal es la genealogía y la historia familiar. Más del 80 % de nuestros usuarios se acercan al archivo para buscar datos sobre sus antepasados para hacer estudios genealógicos, para cambios de apellidos y nombres, para rectificación de partidas, para conocer los datos de filiación, para saber el número con el que acudir a los archivos de Bienestar Social en el caso de expósitos; en ocasiones para acreditar propiedades y reclamar herencias, porque no olvidemos que hasta la puesta en marcha de los registros civiles (entre 1870 y 8172) los registros sacramentales ofrecen datos fiables de población y parte de la documentación eclesial tiene valor jurídico y probatorio.

Respecto al servicio a la propia entidad generadora, el Obispado, y a la Diócesis, también las propias parroquias y la notaría del Obispado solicitan datos concretos sobre expedientes matrimoniales o partidas de bautismo, suponiendo más de un 10 % de las solicitudes a distancia que recibe el archivo. Tan sólo entre 1981 y 1992, el número de genealogistas desciende a un 65%, aumentando de forma paralela el número de usuarios que se acercan al archivo para realización de investigaciones de historia.

Durante los años 90, constatamos junto con un auge de los estudios genealógicos, un descenso de trabajos de investigación histórica que se corresponde con la falta de alumnos en las facultades de historia y el descenso de subvenciones que hay para la realización de tesis doctorales de historia social.

Un análisis de los temas de investigación de ese 15% que no es genealogía, nos da una muestra de la variedad y riqueza informativa de los fondos documentales que custodia el Archivo. Más de un 15 % del total de investigaciones históricas entre 1976 y 1992) realizadas en el Archivo se corresponden con estudios demográficos (con distintos aspectos como migraciones, índices de mortalidad, natalidad o nupcialidad) y con trabajos monográficos de historia local (coincidiendo con becas concedidas por la Diputación de Bizkaia). De forma paralela, la realización del catálogo monumental de la Diócesis de Bilbao y la realización de una tesis doctoral sobre ermitas en Bizkaia hacen que las consultas sobre aspectos artísticos de las parroquias recogidos en los libros de fábrica predominen durante los tres primeros quinquenios de funcionamiento del Archivo, seguidos de estudios de religiosidad, toponimia, onomástica y las biografías. Estos temas se mantienen a lo largo de los 25 años y de forma paralela aumenta la diversificación de asuntos investigados destacando estudios sobre la música tecla, sobre sermones en euskera, deforestación, el txakoli, el clero en las guerras carlistas, accidentes de navegación, causas de morbilidad, música popular, el clima a partir de las procesiones, los caseríos, los puentes y algún estudio sobre los poderes locales y los ministros e incluso la recuperación de datos para el registro civil. Somos conscientes de que a medida que nuestros instrumentos de descripción sean más detallados y vayamos desbrozando el bosque de los papeles varios, la consulta a través de descriptores y la creación del servicio digital permitirá conocer mejor los fondos eclesiales y la variedad temática podrá aumentar. De igual manera, la indexación de registros sacramentales que estamos poniendo en marcha permitirá estudiar la evolución de los apellidos y los topónimos, las costumbres a la hora de poner unos nombres u otros, los traslados de sacerdotes y la mayor o menor fidelidad a las constituciones sinodales a la hora de cumplimentar los formularios para registrar la administración de sacramentos, sin olvidarnos de las numerosas vías de investigación que, entre otras, se ofrecen para estudios lingüísticos y grafológicos.

La opinión del usuario

Además de la documentación más consultada y del perfil del usuario, también desde 1998 hemos querido conocer su opinión respecto a nuestro servicio de archivo.

Desde abril de 2002 a mayo de 2002 facilitamos a los usuarios una encuesta para conocer su impresión sobre las actuales instalaciones, el horario, el servicio de reprografía y los instrumentos de descripción disponibles en sala. De las 30 encuestas analizadas, 18 han sido rellenadas por usuarios habituales, 4 por usuarios nuevos y el resto por usuarios esporádicos. Los que responden han conocido el archivo por otros usuarios o han recibido información en otras instituciones. La mayoría valora positivamente las normas de consulta en sala, si bien algunos no contestan en este aspecto. Del servicio de reprografía, 22 opinan que es eficaz y rápido (las peticiones en sala se atienden el mismo día). Respecto al precio, la mayoría lo considera adecuado, si bien aparecen algunas quejas sobre el precio de las fotocopias de microfilm, no así de certificados y copias literales.

Gran parte de las encuestas analizadas muestran el interés de los usuarios por unos instrumentos de descripción informatizados, si bien no desean que desaparezcan los manuales y aseguran que sí que los consultarían en internet. En este sentido, valoran positivamente la reproducción en otros soportes (microfilmación y digitalización) para preservar los originales, si bien aparecen algunas quejas sobre la incomodidad de los lectores de microfilm. La ampliación de horario por la tarde ha sido muy positivamente valorada, pero todavía hay peticiones para que se abra los sábados y para la supresión de la cita previa. Por otra parte, junto a la valoración positiva de las nuevas instalaciones, aparecen quejas sobre el mobiliario (mesas altas y sillas bajas) que nos muestran que no hemos acertado ni del todo ni con todos.

En el capítulo de observaciones, junto a la insistencia en la ampliación del horario, hay varias sugerencias respecto a tener acceso a los catálogos de otras diócesis, la realización de cursos de paleografía y de historia eclesial e incluso hay una petición de señalización en las carreteras para llegar al archivo. En general, además de agradecer la posibilidad de expresar su opinión, casi todas las observaciones, sugerencias y respuestas constatan que el archivo les ha causado una impresión favorable. Periódicamente repetimos estas encuestas porque la opinión y sugerencias de los usuarios son los que ayudan a mejorar el servicio y atención diari

Información adicional sobre usuarios

Para usuarios con número / carnét de investigador:

Para acceder a los servicios del AHEB-BEHA por Internet necesita tener correo electrónico y clave. Si dispone de correo electrónico registrado en su ficha, puede acceder a las opciones de Usuario registrado y obtener una clave o incluirla usted mismo para acceder a nuestros servicios. Si no proporcionó correo electrónico al hacerse el carnét de investigador, pinche en 'Registrarse aquí' y consigne de nuevo sus datos, sin olvidar su correo electrónico y la clave de usuario que desee tener, personal e intransferible. El sistema buscará coincidencias y le devolverá su número de usuario, enviando el número y la clave al correo electrónico proporcionado. Puede modificar sus datos en el momento en que lo desee. La veracidad de los datos es aconsejable para que nosotros podamos atender convenientemente su solicitud y hacerle llegar la documentación solicitada.

Para nuevos usuarios:

Para realizar peticiones al AHEB-BEHA debe introducir sus datos en el formulario "Datos de usuario". Existen campos obligatorios que son fundamentales para recibir la documentación solicitada, pudiendo ser modificados en cualquier momento. La veracidad de los datos es aconsejable para que nosotros podamos atender convenientemente su solicitud y hacerle llegar la documentación solicitada. Pinche aquí para registrarse.

Datos personales

Introducir datos personales, estudios, profesión y área que engloba su investigación.

Datos de acceso al Sistema

Introducir el idioma preferente, su correo electrónico y la clave de usuario. Esta clave estará diréctamente relacionada con su número de usuario, que será dado de forma automática por el sistema (sólo nuevos usuarios). Tanto el número de usuario como la clave son personales e intransferibles.

Datos de investigación

Introducir la fecha de inicio de la investigación, elegir un tema de investigación, indicar el ámbito geográfico y/o cronológico y tipo de investigación. Se podrán introducir otros datos referidos al tema de investigación y si se desea publicaciones.

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El AHEB-BEHA adoptará cuantas normas y medidas de seguridad considere oportunas para garantizar el buen uso y confidencialidad de los servicios, así como para proteger los datos de los usuarios.

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