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     En nuestro programa descriptivo, hemos intentado compatibilizar tres objetivos fundamentales:

1. la automatización de los instrumentos de descripción existentes

2. la actualización de la clasificación intelectual

3. el deseo de aplicar las Normas Internacionales de Descripción Archivística (ISAD(G) para una futura recuperación de la información que asegure una mayor difusión y un mayor intercambio.

     Esto nos ha obligado a sistematizar las pautas de descripción del AHEB-BEHA, combinando una catalogación retrospectiva de aquello que estaba ya descrito con el tratamiento archivístico de lo que no lo estaba y de forma paralela, elaborando una propuesta de adaptación de la ISAD (G) a nuestro sistema archivístico.

Planificación descriptiva

Como trabajo previo a la aplicación de la norma ISAD (G), elaboramos distintas tablas de planificación descriptivas, según el tipo de fondo. Basándonos en los fondos de tipo parroquial, intentamos concretar la profundidad de la descripción, tanto desde el punto de vista cuantitativo (número de campos rellenados) como cualitativo (especificidad en la descripción dentro de cada campo) que vendrá dada por la necesidad de describir cada uno de los niveles en cada fondo concreto.

La aplicación de las tablas supone un esfuerzo para sintetizar las necesidades de información para cada nivel intelectual y cada fondo, estableciendo los principios de descripción.

El resultado mostrará los elementos obligatorios y excluidos en cada nivel, dejando alguno de los campos sujetos a las peculiaridades de cada unidad archivística.

Tabla de planificación descriptiva para fondos parroquiales del AHEB-BEHA (actualizada a 14-04-2003). 

Area ISAD (G) adaptada.

Fondos

Sección

Subsec.

Serie

Docum.

Area de Identificación

 

 

 

 

 

Código de Referencia
Nivel de descripción
Topográfico
Signatura
OLIM
Signatura de Microfilm / Ref. Dig.
Fechas de Acumulación
Fechas de Producción
Información a la data crónica
Data Tópica
Título
Título Literal
Volumen
Información adicional al volumen
Soporte
Formato
Código de Fondo
Código de Clasificación

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Area de Contexto

 

 

 

 

 

Productor/es
Historia Institucional / Administrativa / Biográfica
Historia Archivística
Forma de Ingreso

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N

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Area de Contenido y Estructura

 

 

 

 

 

Alcance y Contenido
Valoración, selección y eliminación
Nuevos ingresos
Organización

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Area de Condiciones de Acceso y Utilización

 

 

 

 

 

Condiciones de acceso
Condiciones de reproducción
Lengua, tipo de letra
Características físicas y requisitos técnicos
Conservación
Instrumentos de descripción

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Area de Documentación Asociada

 

 

 

 

 

Existencia y localización de documentos originales
Existencia y localización de copias
Unidades de descripción relacionadas
Nota de publicación

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Area de Notas

 

 

 

 

 

Notas Descriptivas Generales
Notas Descriptivas Diplomáticas / Filológicas / Sigilográficas
Nota de Utilización

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Area de Control de la Descripción

 

 

 

 

 

Nota del Archivero
Reglas y Normas
Fecha de Registro

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S
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S

Area de Identificadores*

 

 

 

 

 

Encabezamientos Principales (Persona, Entidad, Reunión)
Identificadores Onomásticos
Identificadores Topónimos
Identificadores Entidades
Descriptores

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Normalización descriptiva: la ISAD (G)

     En un principio optamos por probar y aplicar la descripción normalizada y la Norma ISAD (G) a los fondos parroquiales del AHEB-BEHA. Consideramos que la ISAD (G) es un marco común de descripción muy válido porque representa los usos descriptivos analizados de forma sistemática y globalizadora. La ISAD(G) tiene su principial validez en que las normas sugeridas, los modelos de descripción propuestos, deben ajustarse a las realidades de cada archivo, tanto en uso como en profundidad de descripción. La informatización de los archivos y, por tanto, la de sus instrumentos de descripción y difusión, facilita enormemente el trabajo, pero también obliga a una fuerte normalización y profunda reflexión del modelo de representación de la información que quiere consignarse y difundirse. Y esto, en una práctica controlada, puede resultar una ventaja absoluta, de la que los archivos eclesiales no deben quedar al margen.

     La Norma ISAD (G) es una propuesta de normalización en aras de un intercambio de información archivística. Su ambigüedad y, en ocasiones, indefinición favorecen su adaptación a cualquier unidad de descripción, con independencia de su soporte, tipología y situación en el ciclo vital. Además, su flexibilidad deja margen para respetar el sistema archivístico existente en cada servicio de archivo, dentro de un criterio amplio y global de normalización.

     La Norma supone un marco de entendimiento descriptivo, una propuesta que sintetiza usos existentes y potenciales para la descripción de la documentación susceptible de engrosar un archivo, cualquiera, que sea su soporte, tipología y situación en el ciclo vital.     

     Esto, en principio, supone un avance, aunque la forma de concretar de qué forma la norma pueda adaptarse a todos y cada uno de los archivos esté dando lugar a numerosas reflexiones y experiencias de puesta en práctica. Además, consideramos que la principal aportación de la Norma es la propuesta de normalización en aras de un intercambio de información archivística. Esta norma mantiene un carácter de ambigüedad descriptiva e informativa, que, precisamente, es su mayor ventaja. Su indefinición y, en ocasiones, maleabilidad favorecen su adaptación a cualquier unidad de descripción y dejan margen para respetar el sistema archivístico o de organización documental existente o en proyecto en cada tipo de archivo, aunque lógicamente, la descripción normalizada conlleve una adaptación a unas exigencias mínimas que, ante todo, permitan la difusión de la información archivística.

     Creemos que el mayor o menor éxito de la aceptación de la norma consistirá en que las comisiones nacionales y autonómicas establezcan marcos comunes de aplicación normativa, con la suficiente tolerancia y flexibilidad para permitir que algunos de sus puntos descriptivos sean pautados y desarrollados de forma diferente en cada tipo de archivo, dentro de un criterio amplio y global de normalización. Así se generarán marcos descriptivos frente a cualquier necesidad informativa en cualquier archivo – entendiéndose tipo de archivo según el ciclo vital de los documentos y según el tipo de entidad que lo haya generado -.

     En este sentido, los archivos eclesiásticos no deben ser una excepción, sino que el tratamiento archivístico de la documentación eclesial, sin menoscabo de su función primariamente pastoral, debe incluir los mismos elementos que la de cualquier otro archivo, en función de las características de cada fondo y de la identificación de las necesidades de búsqueda de los usuarios externos e internos.

     Así, desde 1998, el equipo del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia ha trabajado en la elaboración de una propuesta amplia de aplicación de la ISAD (G), como paso previo para la elaboración de un manual que incluye la estructura de la descripción, la normalización del contenido y la formalización, así como la tabla de planificación descriptiva de cada tipo de fondos, para ofrecer la información pertinente en cada nivel de descripción.

Pasos para la adaptación y aplicación de la ISAD (G) en el AHEB-BEHA

     En general, podemos decir que el objetivo fundamental de la descripción realizada en el AHEB-BEHA durante los veinte primeros años de su funcionamiento (1976-1996) fue la descripción de la documentación sacramental y no sacramental que estaba encuadernada. Este trabajo fue plasmado en el Inventario de Sala y en el Catálogo de documentos especiales, y gracias a ello, su aplicación ha sido relativamente sencilla, porque contábamos con un catálogo muy detallado de los volúmenes depositados hasta 1983. En el caso de la documentación sacramental, el programa de digitalización nos ha obligado a dedicar mayores esfuerzos a la elaboración de índices detallados como medio de recuperación de las imágenes y la información contenida en los diversos registros sacramentales. Por otro lado, también en la documentación no sacramental (en la que incluimos los papeles varios) estamos elaborando descriptores que faciliten la búsqueda y, en definitiva, ampliar nuestra oferta al numeroso público usuario del Archivo.

     El cuadro de clasificación de fondos parroquiales sirve de referente estándar a todos los fondos de tipo parroquial, pero está siendo replanteado en función del tratamiento archivístico de los papeles varios que existen en este archivo y de la encuesta que, como hemos señalado, se está llevando a cabo en las parroquias, especialmente en las más modernas. En este sentido, y dentro del marco del Programa descriptivo pretendemos perfilar un cuadro de clasificación válido para los fondos parroquiales concentrados en el archivo histórico y para los que todavía permanecen en las parroquias.

     Los niveles especificados en la planificación descriptiva del archivo son todos aquellos definidos como posibles en el organigrama general de la diócesis de Bilbao.

     Para el AHEB-BEHA se han definido 4 niveles para reflejar el organigrama de fondos  y seguimos la distinción entre macrodescripción o niveles intelectuales, estableciendo cuatro niveles de clasificación como máximo para cada uno de los fondos:

Sección (C I)

Subsección (C II)

Subsección (C III)

Serie (C IV)

Así mismo, en la microdescripción o niveles físicos aceptamos tres niveles y dos subordinados:

Agrupación (DI)

Unidad documental compuesta (DII)

Unidad Documental Compuesta Subordinada (DIII)

Unidad Documental Simple (D II)

Unidad Documental Simple Subordinada (DIII).

 

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