Bilatu web honetan

 
  • castellano
  • euskara

Nuestro sistema informático, denominado SIGA-AKIS (Sistema Inet de Gestión de Archivos / Artxiboa Kudeatzeko Inet Sistema) creado por el AHEB-BEHA y el Departamento de Tecnología del Obispado de Bilbao, dentro de la filosofía de software libre, aglutina los módulos principales de gestión archivística (usuarios, solicitudes, descripción, indexación y consulta). Proporciona a los usuarios instrumentos para la consulta de fondos catalogados y de los índices sacramentales extractados. Así mismo permite realizar solicitudes de reprografía y otros servicios on-line.

1. Gestión de usuarios

El SIGA-AKIS, como sistema de gestión integral, mantiene un módulo fundamental de control de usuarios que se utiliza tanto para los pedidos en sala como para los pedidos recibidos a través de los servicios on-line desde la web. El módulo de usuarios hereda todos los datos de antiguos usuarios, que irán actualizándose paulatinamente, y genera una ficha en soporte electrónico y otra en soporte papel que firma el usuario presencial. Genera también un número de usuario único, que en el caso de acceso a servicios on-line, requiere correo electrónico y clave, personal e intransferible, que permite el acceso total a la petición on-line de servicios.


2. Gestión de solicitudes

A través del SIGA-AKIS se controla el servicio de reprografía y se da salida a las solicitudes válidas que cumplan los requisitos establecidos en el formulario de solicitud de registros indexados, (en el caso de documentación sacramental indexada), bien a través del formulario de solicitud general, cuando no se han encontrado resultados satisfactorios en el registro de índices o para datos diferentes a los sacramentales. En el módulo de Gestión de Solicitudes queda registrada toda la tramitación de la solicitud y de los servicios de reprografía asociados a ella, pudiéndose consultar desde cualquier punto autorizado de la intranet.

Desde el módulo de solicitudes se envían estadísticas de pedidos de los fondos consultados (principalmente de tipo parroquial).


3. Gestión de fondos

La entrada de fondos en el AHEB-BEHA se regula siguiendo las especificaciones del Servicio Diocesano de Archivos. Aún cuando no existe un calendario prefijado de transferencias ordinarias, la documentación llega de forma secuenciada y pactada al AHEB-BEHA y es fumigada. Posteriormente es precatalogada con campos esenciales para su búsqueda inmediata y se le adjudica signatura y ubicación en el depósito. Luego se finaliza su catalogación según la planificación establecida para el tipo de fondos y acorde a su nivel de descripción y la normativa ISAD (G) adaptada por el AHEB-BEHA.

Existen diversos instrumentos de control de la documentación como las plantillas de depósito, que permiten saber qué documentación original sale del depósito y porqué motivos (consultas internas o de usuarios, conservación, reprografía, digitalización, exposiciones, etc.), y otros instrumentos de descripción relacionados directamente con la Gestión de Solicitudes, como las plantillas normalizadas de la base de datos de certificados de sacramentales, o la de hojas de datos de encuesta-evaluación en fondos productores, que pasaría a engrosar la información de cada fondo.

La difusión de fondos se realiza a través del SIGA ofreciendo al usuario instrumentos de descripción y de consulta. El formulario principal de consulta de catálogo le permite descender por los diversos tipos de fondos hasta llegar al fondo concreto que le interesa. Como pieza central del sistema archivístico diocesano, el AHEB-BEHA ha establecido un elemento de organización de fondos que refleja la diversidad documental del entorno productor. El sistema ofrece diferentes ayudas para la localización normalizada de fondos y productores, siguiendo un esquema ISAD(G) simplificado.

Además se ofrecen en la Sala de Investigadores del AHEB-BEHA los catálogos en soporte papel, y OPAC con acceso a los catálogos, imágenes digitalizadas e índices sacramentales extractados de los fondos parroquiales.

ekoscan

UNESCO Archives Portal
Listado en el Portal de Archivos de la Unesco

ica
Member of ICA

plan avanza

El Centro Icaro. Centro de Conocimiento Avanzado de la Historia,  ha sido cofinanciado por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, dentro del Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica 2008-2011. Expediente número TSI-070300-2008-179

SIGA-AKIS (Sistema Inet de Gestión de Archivos / Artxiboen Kudeaketarako Inet Sistema) patrocinado por:

Eusko Jaurlaritza - Gobierno Vasco irargi - centro de patrimonio docuemntal de Euskadi

Contacto

C/ Larrauri, 1 A, 5ª planta
48160 DERIO
Bizkaia
Tel.: 944062490
Fax: 944062491

e-mail: info@aheb-beha.org