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El interés por la custodia, conservación, y difusión del rico patrimonio documental diocesano es el elemento común en todas las fases de la política archivística de la diócesis de Bilbao. La existencia del Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia/Bizkaiko Elizaren Histori Arkibua, primero como archivo de concentración de fondos parroquiales y, desde 1997, como pieza clave del Sistema Diocesano de Archivos, asegura y garantiza la conservación y preservación de la documentación eclesial en todas las fases de su ciclo vital. La ventaja fundamental de la implantación del sistema y de la integración del AHEB-BEHA como elemento clave es una optimización de recursos a efectos de conservación de la documentación, porque se unifican los criterios a la vez que se concentran los gastos y esfuerzos en las mismas instalaciones.

Características de la política de preservación: del continente al contenido

1.1.- La ubicación, el edificio y el espacio asignado: ventajas e inconvenientes

Desde su origen, el AHEB-BEHA ha estado enclavado en un valle con una humedad relativamente alta, en medio de un entorno rural medio con cierta industrialización. Concretamente, desde 1976, está situado en el edificio del antiguo Seminario de Derio, donde ha ido ocupando mayor espacio en función del aumento de documentación y del creciente número de investigadores y usuarios. Actualmente cuenta con unas instalaciones, más funcionales y modernas, en la quinta planta del edificio A del, ahora llamado, Arteaga Centrum, contando con un total de 1368 m2 con previsión de otros 800.


Estas circunstancias han sido decisivas en el planteamiento general de la política de preservación del AHEB-BEHA. Por un lado, ha tenido que afrontar las servidumbres arquitectónicas de un edificio no destinado primariamente a ser archivo. El edificio del antiguo Seminario de Derio, en plena remodelación y adecuación a nuevos usos desde 1992, ofrece un lugar razonablemente adecuado a las necesidades de espacio de un archivo con vocación de crecimiento y renovación, teniendo como contrapartida la necesidad de adaptarlo a un uso específico totalmente diferente al que el edificio ha tenido. En el diseño del actual archivo contempla la separación entre zonas de uso público, semipúblico y de uso estrictamente interno. Cuenta con una sala de investigadores con 15 puestos de trabajo (13 de ellos con lectores de microfilm), con previsión de 25 puestos de ordenadores para una futura consulta en red. Hay dos salas de trabajo, una para las labores administrativas y las de atención al público y de reprografía y la otra para las de catalogación, informatización y descripción archivística. Además, dando prioridad a la seguridad frente a la estética, hemos empleado materiales ignífugos en la estructura, suelo y mobiliario de las cinco salas de depósito, siguiendo la normativa general específica para el acondicionamiento de lugares para archivo.


1.2.- Mantenimiento de condiciones adecuadas en los depósitos

Los sucesivos traslados (tres en apenas 27 años de vida) han hecho variar la política de preservación, adaptándola a los sucesivos retos planteados por la adecuación a los nuevos espacios. El más notable fue lograr unas condiciones óptimas en la ubicación actual, que sitúa el archivo en la última planta, con grandes ventanales y orientado al Sur. Aparte de evitar pérdidas y deterioros en la documentación por el propio traslado, tuvimos especialmente en cuenta que debíamos lograr las mismas condiciones de humedad y temperatura que, sin alteraciones bruscas, había soportado la documentación durante los años anteriores. Para ello contábamos con los datos estadísticos pertinentes recogidos desde 1976, por lo que, tras analizarlos, acondicionamos los nuevos espacios para evitar alteraciones bruscas de las condiciones higrotérmicas.


Para poder controlar y medir la higrometría de los depósitos, contamos con un medidor "Testo 171", que está programado para la lectura de la temperatura y humedad cada 12 horas, realizando el propio programa las tablas y gráficas para visualizar la evolución de los baremos cada mes. Además, diariamente se implementa dos veces al día una plantilla, indicando los datos de temperatura y humedad y si hay lluvia o no, así como las observaciones pertinentes o motivos que hayan podido alterar las condiciones habituales. También constatan si ha habido circunstancias extra
ordinarias que puedan modificar los baremos prefijados.

 

En el AHEB-BEHA, la ubicación de los depósitos hacia el sudeste ha requerido unas mayores medidas de protección para evitar el aumento de temperatura y para prevenir la entrada de luz. Como no podíamos eliminar las ventanas, instalamos cortinas ignífugas ‘foscuri’ y además del doble acristalamiento con cámara al vacío interna, se colocaron láminas Solar-Chech de DTI antisolar, que no pudieron ser del todo reflectantes, porque estas provocaban un efecto de espejo discordante con las normas prefijadas para la estética exterior del edificio. El objetivo de esta protección es dotar a los cristales del archivo de un mayor poder de aislamiento térmico y luminoso, reduciendo el exceso de calor y la entrada de luz solar directa en más de un 90 %.

En líneas generales, un estudio de todas las mediciones que tenemos desde 1976, nos permiten constatar que hemos logrado mantener casi de forma constante una temperatura entre 16 y 22 grados centígrados, y una humedad que puede oscilar entre un 45 y un 55 %. También es destacable la constancia de las alteraciones propias de los cambios de estación, siendo, en todo caso, los cambios bruscos y las descompensaciones entre humedad y temperatura totalmente excepcionales y corregidos en su momento sin originar problemas ni consecuencias graves en la documentación.


 

Dentro del plan contra la prevención de proliferación de microorganismos, hemos instalado, al igual que en la ubicación anterior, ozonizadores para la purificación del aire, oxigenando así el ambiente con un programa establecido para las necesidades de cada sala (mayor en los depósitos y menor en los espacios públicos y semipúblicos). Por su parte, todos los trabajadores del AHEB-BEHA contribuyen junto con el personal de limpieza a mantener los depósitos y las zonas de trabajo limpios. Desde su creación, el AHEB-BEHA incluyó en su política de preservación la fumigación y desinsectación de los depósitos (de dos a cuatro veces al año) e incluso habilitó una habitación aparte para fumigaciones intensivas cuando llegaba nueva documentación. Así hemos continuado en las nuevas instalaciones. Anualmente, hacemos una fumigación rutinaria con carácter extensivo y hemos habilitado una sala para fumigaciones intensivas a fin de acondicionar los fondos transferidos de forma extraordinaria o regular al archivo, antes de su paso a los depósitos, siguiéndose de forma estricta los procesos para asegurar un adecuado circuito de la documentación.
 

1.3.- Colocar y manejar la documentación: más vale prevenir que curar

De igual manera toda la documentación ha estado siempre situada en unidades de instalación de material de baja acidez y aprovechamos el último traslado para colocarlas siguiendo la numeración correlativa, a fin de lograr una mejor gestión del espacio. Además de contar con los registros gráficos y las bases de datos para correspondencias entre signaturas antiguas y actuales, contamos con una plantilla para registrar los movimientos de documentación fuera del depósito.

Las responsables del área de conservación y preservación dictan las normas para un adecuado uso de la documentación original, a fin de que su manejo en los trabajos internos de catalogación, indización, elaboración de copias literales o extractos, no ocasione un deterioro excesivo. En este sentido, no sólo es muy importante concienciar a los usuarios internos, sino, sobre todo, a los que acceden al archivo, exponiendo y justificando unas normas que pueden parecer extrañas e incluso maniáticas para profanos en la materia. La normativa vigente desde 1994 en los Archivos Diocesanos de las diócesis de Bilbao, San Sebastián y Vitoria recoge no sólo las condiciones de acceso al archivo y las de reprografía, sino que explica con claridad estos aspectos, válidos sobre todo para la consulta de originales. También la normativa para cesión temporal de documentación en el caso de exposiciones organizadas por instituciones diocesanas y extradiocesanas, incluye entre sus claúsulas la obligación por parte de la entidad organizadora no sólo de asegurar la documentación, sino el deber de velar por un transporte y embalajes adecuados y por el buen estado de la documentación durante el tiempo que permanezca expuesta, por lo que a la solicitud tienen que añadir un informe con las características de la exposición.

Para el estudio de la documentación original, las responsables del Área de conservación y preservación han elaborado una plantilla para analizar el estado de la cubierta y del interior.

Código

 

Cubierta

Código

Papel

0C

Restaurado

0P

Restaurado
Sin restricciones de consulta

1C

Bueno

1P

Bueno
Sin restricciones de consulta ni inconvenientes para exposiciones

2C

Regular
(Necesita intervención pero se puede utilizar o recuperar la cubierta original)

2P

Regular
Las condiciones son buenas y precisa una intervención pero no una restauración. Puede ser un planchado de hojas, limpieza de las mismas. El libro puede estar en buen estado y la lectura del mismo se puede hacer sin dificultad.
Sin restricciones de consulta o uso interno. Puede ser cedido para exposiciones.

3C

Malo
(Necesita intervención, pero la cubierta no se puede reutilizar, hay que ponerle una nueva, a no ser que sea un caso de especiales características que requieran una restauración de la cubierta).

3P

Malo.-
(Libro en mal estado, necesitaría una restauración completa, pero no urgente. Tal y como está podemos manipularlo, podemos pasar las hojas y no se desvanece en nuestras manos.)
Consulta y uso internos restringidos
Serias dificultades para ser cedidos para exposiciones

4C

No tiene:
(Hay rasgos evidentes que debería tener cubierta, es decir que en su origen el libro la tuvo, y necesita ser encuadernado)

4P

Muy mal estado
No se pueden ni tocar las hojas, porque se degradan y se desvanecen al tocarlas.
No permitida la consulta ni la manipulación. Están envueltos en una cartulina de color para identificarlos al abrir la caja.

NC

No tiene cubierta

 

 


Todos estos datos pasarán a una base de datos relacionada con la de catalogación y descripción que hemos elaborado en el AHEB-BEHA para la adaptación de la ISAD (G), concretamente con los campos relacionados con las características físicas y las condiciones de acceso y utilización. Por otra parte, en este momento estamos realizando una encuesta-evaluación en los diversos organismos que integran el Sistema Diocesano de Archivos, en la que incluimos también datos referentes al estado de conservación de la documentación y los codificamos de la misma manera. Salvo excepciones, la documentación llega al AHEB-BEHA en un estado aceptable de conservación. Por ello, nuestra política se centra más en la conservación y preservación del corpus documental que en su restauración.

Reproducir para conservar, reproducir para difundir

2.1.- La microfilmación

Desde época muy temprana, la política de preservación del AHEB-BEHA contempló la reproducción en otros soportes para evitar el deterioro de los originales por un uso continuado en sala y en aras de poseer una copia de seguridad que, al menos, permitiera recuperar la información en caso de un desastre. La reproducción en otros soportes asegura la preservación de los originales, pero, a su vez, genera nuevos problemas para la conservación de los nuevos materiales. Así, conservamos las copias master y las segundas copias de microfilm, de uso diario entre los usuarios, en distintos lugares como medio de prevención.

Aunque el volumen de documentación en soporte microfilm es considerablemente menor que el considerado tradicional, la presencia de este tipo de soporte en el AHEB-BEHA llevó a su Área de conservación y preservación a adoptar una serie de medidas y acciones de preservación y un plan de actuación ante posibles contingencias. En general las medidas de control de temperatura y humedad son las mismas que las aplicadas para el resto. Cada rollo de microfilm está en una caja de cartón que están siendo sustituidas por otras de plástico y están colocadas en armarios metálicos, para evitar su oxidación, golpes y el efecto de la luz directa. Para las películas originales o las destinadas a ser primera copia no utilizable en sala, hemos planificado un rebobinado periódico a fin de evitar adherencias por falta de uso. En el caso de los rollos destinados al público, hay que procurar, además, la limpieza de la zona donde se manipule la película y el buen estado de los aparatos lectores y hay que contar con que en este caso un manejo inadecuado o tan continuado puede rayar o romper el microfilm.

En un primer momento, la reproducción en microfilm estuvo motivada por la necesidad de contar con una copia de seguridad de la documentación. Sin embargo, el creciente número de investigadores y usuarios que solicitaban la consulta de los fondos parroquiales obligó a la restricción de la consulta de originales anteriores al siglo XVIII y de todos aquellos cuyo estado de conservación no lo aconsejara. Esta reserva hay que interpretarla dentro de la política de preservación de los originales, porque el uso continuado hubiera provocado un deterioro progresivo. Por eso, la copia en microfilm ha constituido para este archivo un importante elemento de difusión de la documentación, siendo todavía hoy muy útil para la reprografía y la consulta en sala. El AHEB-BEHA ofrece un servicio de reprografía, para el que existe un lector-reproductor a fin de fotocopiar la documentación microfilmada. En ningún caso se procede a la fotocopia de originales manuscritos y si no está microfilmada o digitalizada se facilita un certificado o copia literal.

Cuando esté en marcha a finales de este año el Servicio Digital del Archivo, algunos fondos ya podrán ser consultados en red en la propia sala de consulta del archivo y los instrumentos de descripción documentales estarán en Internet en una web específica del propio archivo. Hemos apostado por la reproducción digital como medio para una mejor difusión de los fondos, no sólo porque las pantallas de ordenador permiten imágenes de mayor calidad o incluso la restauración digital, sino porque todo este proceso va acompañado de un volcado de datos que aseguran una rápida localización e identificación de los registros sacramentales. Así, los rollos de microfilm volverán a ser la copia de seguridad que garantice la posibilidad de recuperar o reproducir la información en caso de pérdida de los originales. De todas maneras, mientras dure el proceso de digitalización y, sobre todo, de indización habrá que prever un período de transición en el que cohabitarán en la sala las consultas de los rollos de microfilm y de las imágenes digitales, sin olvidar el necesario proceso de adecuación a las nuevas tecnologías de, nuestro, afortunadamente, creciente número de usuarios, caracterizados por un perfil muy variado en cuanto a edad y formación.
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2.2.- La creación de un servicio digital

La digitalización de archivos con gran volumen de documentación plantea un reto de gran alcance si, como hemos señalado, se opta por este cambio de soporte como un medio de difusión activa del servicio de archivo. El proyecto de digitalización que hemos elaborado en el AHEB-BEHA está enmarcado en el más amplio de creación del servicio digital de archivo, porque la digitalización trae consigo, además de la reproducción en otros soportes, una redefinición de todos los servicios y políticas del archivo.

En nuestro caso, el objetivo fundamental de la digitalización es facilitar al máximo la consulta de los registros sacramentales que ya en estos momentos generan más del 85 % de los pedidos en sala y casi el 100 % de las peticiones externas (por correo ordinario, teléfono o correo electrónico). Con las imágenes digitalizadas es necesario redefinir todo el sistema de consulta presencial y virtual. La consecuencia inmediata es la creación de una intranet, porque no podíamos trasladar el actual esquema de servicio de rollos de microfilm en sala y sustituir los rollos por cd’s.

Todo esto ha afectado también al Área de conservación y preservación del archivo. Por un lado está obligando a redimensionar todo el trabajo, al tener que incluir entre sus tareas la de preparación y comprobación de microfilmes para su digitalización y después el cotejo de los fotogramas, las imágenes digitales y los originales, comprobando la perfecta correspondencia y la codificación correcta de las imágenes porque luego esa signatura digital es la que permite enlazarlo con la base de datos de indexación y de catalogación.

Desde un principio el volumen de imágenes (unos 700.000 fotogramas de sacramentales y unos 800.000 de no sacramentales y papeles varios para el total de fondos del Archivo) y el estado de conservación de parte de la documentación, nos obligaron a descartar el escaneo del original y mucho menos las altas resoluciones y el color, porque además el objetivo no era en ningún caso la reproducción facsimilar de la documentación parroquial sino la difusión de la información contenida en ellos. Tan sólo en el caso de los pergaminos hemos partido del original para llegar a imágenes en color en formato Tiff y Pdf. Para el resto, el proceso de digitalización parte de rollos de microfilm en 35 mm, en sales de plata y negativo y el producto final son imágenes JPEG a 200 ppi en escala de grises como master e imágenes JPEG a 100 ppi con marcas de agua que incluyen el logotipo del archivo y que constituyen la copia susceptible de ser difundida en intranet y/o internet y vinculada a la base de datos. Las imágenes se graban en un disco duro extraíble para su comprobación en las instalaciones del archivo. Una vez aceptadas serán almacenadas en una unidad nas y posteriormente se hará una copia de seguridad en cinta y/o en cd no regrabable y/o dvd.

En definitiva, para el área de conservación y preservación, la digitalización supone la incorporación masiva de un nuevo soporte que hay que almacenar y conservar de otra manera (cd’s, dvd, imágenes y documentos electrónicos). En este momento, el AHEB-BEHA está redefiniendo parte de su política de preservación que debe acomodarse a los cambios tecnológicos para conservar las imágenes digitales y todos los documentos electrónicos, intentando asegurar la óptima conservación de la información y de los dispositivos de almacenamiento.

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