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Análisis, diagnóstico e identificación de fondos

     En una fase preliminar, hicimos un estudio de la historia de la Diócesis de Bilbao desde su creación en 1950, gracias al cual pudimos concluir que el entramado diocesano básico se crea en una primera fase de 1950 a 1968, constituyendose las delegaciones de curia, numerosas parroquias sobre todo en las zonas urbanas, el cabildo, el Seminario...etc. La creación de consejos consultivos y de diversas estructuras de corresponsabilidad en parroquias (consejos parroquiales, juntas económicas) así como la remodelación de la Curia corresponden a una segunda etapa en la historia diocesana que va de 1968 a 1980 y se corresponde con la primera recepción y las dificultades de adaptación del Concilio Vaticano II en una época especialmente conflictiva a nivel sociopolítico. De la misma forma, pudimos establecer que en una primera fase la pastoral vigente intentaba el encuadramiento de los fieles en organizaciones masivas dirigidas por la Iglesia como Acción Católica y todos sus movimientos especializados. A partir de los años 80, estas asociaciones de fieles se mantienen a la vez que aparecen distintos movimientos encuadrados dentro de la Delegación de Apostolado Seglar.

     El Código de Derecho Canónico de 1983, el Manual del Organigrama Diocesano y el Nuevo Derecho parroquial, junto con un rastreo de los Boletines Oficiales del Obispado de Bilbao y de las sucesivas guías diocesanas publicadas en la diócesis de Bilbao desde 1978 han sido de gran utilidad para distinguir y señalar los diversos organismos, instituciones y movimientos diocesanos, cuyos archivos entraban dentro de la competencia del Servicio Diocesano de Archivos. A partir de aquí pudimos elaborar de forma provisional un organigrama de fondos y el posible esquema de funcionamiento de todo el sistema.
     El trabajo de identificación de fondos pasa por encuadrarlos a todos en una estructura orgánica que reproduce los niveles jerárquicos de todas las entidades incluidas en el Servicio Diocesano de Archivos y cuyos fondos serán depositados, según el ciclo vital de documentos y salvo excepciones, en el AHEB-BEHA. Por ello, procedimos en un primer lugar a agrupar los fondos, identificándolos a partir del tipo de organismo productor (Fondo General del Obispado o Curia Instituciones diocesanas, Asociaciones de fieles, Archivos parroquiales, Archivos Personales, Archivos en depósito. Para cada uno establecemos una en la que recogemos la denominación actual del productor, su fecha de creación, los principales datos para conocer su historia, la estructura orgánica y sus posibles cambios y el tipo de documentación que genera. También señalamos datos sobre cómo archivan la documentación, si utilizan medios informáticos o no y si necesitan asesoramiento o ayuda por parte del Servicio Diocesano de Archivos. Finalmente incluimos un apartado para el diagnóstico final decidiendo si debe depositarse ya en el Archivo o en qué condiciones puede permanecer en la propia institución. Actualmente, la situación de muchas parroquias y la escasez de recursos presbiterales aconsejan una atención especial a la documentación moderna de las parroquias y para ello, desde el Servicio Diocesano de Archivos, se estimó necesario hacer un análisis de la situación real de la documentación en todas las parroquias diocesanas (300 en la actualidad).
     A tal efecto, hemos elaborado una hoja de datos encuesta-evaluación en fondos productores. Rellenamos este formulario cuando visitamos las parroquias para poder planificar las transferencias y comprobar in situ el estado de la documentación que todavía conservan. Una vez analizada la situación, determinamos el plazo en el que la documentación debe ser transferida al Archivo o, en su caso, las medidas urgentes que necesitan de conservación, encuadernación o almacenamiento en un lugar adecuado mientras tengan utilidad pastoral y administrativa inmediata. A partir de esta encuesta, hemos elaborado un borrador de normativa de aplicación en todas las parroquias sobre cómo deben generar, conservar y guardar la documentación, con la intención de que esté vigente en el año 2003.
     Posteriormente establecimos fases para el estudio exhaustivo de cada uno de los tipos de fondos y para la elaboración de cuadros de clasificación detallados, empezando en primer lugar por los fondos parroquiales. Para ello, tras una reunión informativa con los vicarios y los delegados de sector, en la que todos ellos planteaban la necesidad de una normativa y de criterios comunes, establecimos una primera fase en la que analizábamos cinco parroquias de cada una de las siete vicarías, para realizar una cata con la que poder hacer un diagnóstico a priori del estado en que se encontraban los fondos existentes en las parroquias y de los principales puntos para elaborar una normativa. La situación era muy variopinta y nos encontrábamos parroquias en las que la documentación estaba muy bien conservada e incluso habían informatizado la gestión parroquial hasta otras en las que sólo se prestaba atención a los libros sacramentales.
     En general, el problema más acuciante es la falta de directrices para saber cómo archivar la documentación moderna, especialmente la generada a partir del Vaticano II. En algunos casos, también se aprecia ciertas incorrecciones desidia a la hora de cumplimentar los libros de registro sacramentales, si bien en general hay gran preocupación por saber si estos libros pueden o no ser de acceso público. Además, la utilización de distintos software para la gestión parroquial plantea una doble cuestión. Por un lado la necesidad de unificar criterios para la generación de documentos electrónicos y por otro lado el salto cualitativo que esto implica para plantear la futura posibilidad de utilizar este medio para los registros sacramentales, con validez jurídica y canónica para no tener que duplicarlo y pasarlo a los libros.
     Aunque en principio, pensamos enviar la encuesta por correo, finalmente hemos optado por continuar con el trabajo de campo para comprobar no sólo el estado de la documentación sino en qué lugares se conserva y quiénes son los responsables de su cuidado. Esto ha ralentizado el proceso, pero nos proporciona una información muy valiosa, que además nos permite completar el inventario y catálogo ya existente, así como facilita el estudio de las series con objeto de perfilar el cuadro de clasificación.
     Paralelamente se lleva a cabo un estudio más exhaustivo de los fondos integrados en el Archivo Central del Obispado. En este apartado situamos la documentación producida por el Obispo y por su curia episcopal en el gobierno ordinario de la diócesis a través de las diversas actividades de gobierno, justicia y administración. La complejidad de los departamentos que lo componen y la abundancia de documentación en algunos de ellos (por ejemplo la Delegación de Enseñanza, Notaría, Administración Diocesana) nos están llevando a una redefinición del esquema. Estamos complementando la ficha identificativa en todos los departamentos de curia y perfilando mejor este organigrama de fondos, estableciendo también el calendario de conservación de esta documentación en las propias delegaciones, después en el Archivo Central del Obispado y su paso al Archivo Intermedio.
     En cuanto al resto de fondos de instituciones, organismos autónomos, archivos personales y asociaciones de fieles, atendemos sus peticiones de asesoría o de transferencia extraordinaria al archivo intermedio o, en su caso, al archivo histórico, pero de momento sólo tenemos un censo identificativo de estos organismos.    

Estructura archivística de la Diócesis

A.- FONDO GENERAL DEL OBISPADO O CURIA
    01.- Gobierno
        01.01.- OBISPOS
       
        01.02.- VICARIAS
            01.02.01.- Vicarías generales
            01.02.02.- Vicarías episcopales territoriales
       
        01.03.- CANCILLERIA. SECRETARIA GENERAL DEL OBISPADO
            01.03.01.Canciller
                        Gestión de datos estadísticos de la diócesis
                        Tramitación de órdenes sagradas
                        Relación con parroquias existentes y sus cambios
                        Relación con Institutos Religiosos y casas
                        Relaciones con Asociaciones de fieles
                        Fundaciones canónicas no autónomas
                        Fundaciones pías
                        Testamentarías
                        Procesos de beatificación y canonización
                        Agencia de Preces. Relaciones con la Santa Sede
                        Relaciones con instituciones civiles
                        Coordinación con Asesoría jurídica
                        Boletín
                        Guía diocesana
            03.01.02.- Notaría
            01.03.03. Secretaría general
                        Secretaría de órganos colegiados (Consejo Episcopal o Asuntos Económicos)
                        Comunicación con territorios: vicarías, sectores y parroquias
                        Servicios de euskera. Traducción y documentación,
                        Servicios generales
       
        01.04.- ORGANOS DE CONSEJO O CONSULTIVOS
            01.04.01. Consejo Episcopal  
            01.04.02. Consejo de gobierno  
            01.04.03. Consejo de Asuntos Económicos  
            01.04.04. Consejo Presbiteral  
            01.04.05. Colegio de Consultores  
            01.04.06. Cabildo de Canónigos, catedralicio o colegial  
            01.04.07. Consejo Pastoral Diocesano  
            01.04.08. Consejo Diocesano de Religiosos  
            01.04.09. Consejo Diocesano de Laicos
       
        01.05.- DELEGACIONES. SECRETARIADOS. SERVICIOS
            01.05.01.Delegaciones    
                        Educación
                        Catequesis
                        Liturgia
                        Pastoral Social
                        Apostolado Seglar
                        Pastoral de ambientes
                        Pastoral obrera
                        Pastoral universitaria
                        Pastoral rural
                        Pastoral marítima
                        Pastorales específicas
                        Pastoral de Juventud
                        Pastoral de matrimonio y familia
                        Pastoral de la salud
                        Pastoral tercera edad
                        Pastoral carcelaria
                        Apostolado Seglar Asociado. Movimientos y asociaciones
                        Misiones
                        Medios de Comunicación Social
                        Patrimonio Histórico-Cultural
                        Museo Diocesano
                        Archivo Histórico Eclesiástico
                        Bibliotecas de entidades diocesanas
                        Comisión Diocesana de Expertos en órganos y armonios
                        Servicio Diocesano de Archivos
                        Religiosas de Clausura
                        Pastoral Vocacional
            01.05.02 Secretariados (en la actualidad no hay, pero sí ha habido a lo largo de la historia diocesana)
            01.05.03 Servicios     Servicio de Formación del Laicado
                        Servicio Vicarial del Clero
                        Relaciones Interconfesionales y Migración y Turismo
                        Servicio de Audiovisuales

B.- INSTITUCIONES DIOCESANAS
    01.- Seminario diocesano
    02.- Fundaciones canónicas autónomas
                Instituto Diocesano de Teología y Pastoral
                Instituto Labayru
                Escuela Diocesana de Educadores
    03.- Fundaciones civiles
                Gizakia
                Lagungo. Centro de orientación familiar
    04.- Servicios diocesanos (no curiales)
                Caritas
                Radio Popular
                Bizkaia Irratia
                Librería Diocesana
                Archivo Histórico Eclesiástico de Vizcaya
                Museo Diocesano
    05.- Centros docentes
        05.01. Centros docentes de titularidad diocesana
                    Escuela Universitaria "Begoñako Andra Mari"
                    Educación Infantil, Primaria, ESO, ESPO
                    Ikastolas
                    Escuelas de Formación Profesional
        05.02 Centros docentes de gestión diocesana   

C.- ASOCIACIONES DE FIELES
    01.- Movimientos Apostólicos de Acción Católica
            HOAC
            MJAC
            ---
            ---
    02.- Movimientos
            Euskalerriko Eskautak
            Geideak
            --
            --
            --
    03.- Asociaciones
            Justicia y Paz
            Adoración Nocturna
            --
            --
            --
    04.- Comunidades eclesiales
            Comunidades carismáticas
            Comunidades neocatecumenales
            Adsis
            --
            --
    05.- Cofradías penitenciales

D.- ARCHIVOS PARROQUIALES
Se aplica el cuadro de clasificación de parroquiales

E.- ARCHIVOS PERSONALES
Aquí tienen cabida todos los archivos personales de sacerdotes y obispos.

F.- ARCHIVOS EN DEPOSITO

(Entendiendo únicamente aquellos fondos de carácter no diocesano que, por diversos motivos, hayan sido depositados en el archivo)
    01.- Archivo musical (si no son fondos parroquiales) 02.- Archivos de instituciones eclesiásticas
    03.- Archivos de insituciones civiles

ekoscan

UNESCO Archives Portal
Listado en el Portal de Archivos de la Unesco

ica
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El Centro Icaro. Centro de Conocimiento Avanzado de la Historia,  ha sido cofinanciado por el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, dentro del Plan Nacional de Investigación Científica, Desarrollo e Innovación Tecnológica 2008-2011. Expediente número TSI-070300-2008-179

SIGA-AKIS (Sistema Inet de Gestión de Archivos / Artxiboen Kudeaketarako Inet Sistema) patrocinado por:

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